Control empresarial
En toda empresa pueden distinguirse tres factores elementales que, combinados entre sí, son los que determinan el proceso productivo. Estos tres factores son el trabajo, los equipos y medios de producción, y los materiales de fabricación, aunque en algunos casos, como en ciertas empresas de servicios, no pueda hablarse de materiales de fabricación o producción, por lo que únicamente se tendrá en cuenta los dos primeros factores.
A la hora de su formación, una empresa ha de trazarse una serie de objetivos a cumplir que, básicamente, tendrán como fin la consecución de unos beneficios. Una vez establecidos los objetivos, es necesario programar o planificar los pasos que habrán de seguirse para la consecución de dichos objetivos, entendiendo por planificar preparar para hacer mañana lo que se decida hoy.
Del objetivo general se deducirán una serie de objetivos específicos, y de éstos, unos explícitos planes de acción que deben ser considerados, primero, desde el punto de vista de su factibilidad, es decir, de la posibilidad o no de llevarlos a cabo con los recursos humanos y materiales de que se dispone. En segundo lugar, es preciso considerar la rentabilidad económica de la alternativa, para lo cual es necesario hacer los cálculos según el valor actual de la totalidad de ingresos y costes que significan la elección de la alternativa. En tercer lugar, y no por ello menos importante, se deben considerar los aspectos sociales y éticos que conlleva cada una de las alternativas elegidas.
La planificación está estrechamente vinculada al control, y no debiera concebirse independientemente de éste.
El control no ha de entenderse como una forma de vigilancia o coacción sobre cada uno de los miembros de la empresa, sino como una herramienta de gestión encaminada a conseguir los fines deseados. Así, si se realiza un presupuesto de caja que considera los cobros y pagos en efectivo que deben realizarse durante un cierto período, debe controlarse su estricto cumplimiento periódicamente para emprender, en caso necesario, las correcciones que sean precisas o intentar repetir los aciertos cuando los haya.
Asimismo, el control se refiere al seguimiento detallado de cada uno de los costes e ingresos, productividad de los trabajadores de cada sector, variaciones en la calidad de los productos, etc., por medio de indicadores diseñados para tal efecto y que, comparados con los de períodos anteriores, proporcionan las pautas a seguir. Desde luego, existe también un aspecto del control dirigido a evitar los fraudes, pero no debe extenderse esta idea de control a la totalidad de un sistema.
En una empresa industrial, la planificación se inicia en el departamento de marketing, encargado de realizar el estudio del mercado y el diseño del producto; después, se elabora el presupuesto, en base a las estimaciones del departamento de ventas, con cuyas previsiones el departamento de producción puede cuantificar sus necesidades.
El presupuesto
Un presupuesto es la forma más directa de materializar la planificación, es el resultado de las previsiones hechas por los distintos departamentos, previsiones en las que cada uno de ellos debe consignar los posibles ingresos y gastos en que se debe incurrir a la hora de llevar a cabo el proyecto.
El presupuesto general es el resumen de todos los presupuestos parciales y, debe cristalizarse en la previsión de caja, que muestra en períodos sucesivos los cobros y pagos en efectivo que tienen lugar en la empresa, y que tienen dos funciones principales: una como herramienta de control, midiendo actuaciones, y otra como guía para el mejor manejo de los recursos de la empresa. Cuanto más detalladamente se confeccione la previsión de caja, su utilidad en ambos aspectos será mayor. Resulta conveniente tener un presupuesto anual subdividido en meses y confeccionar otros para cada mes, subdividido en semanas con dos columnas para cada una: la primera para la previsión, y la segunda para lo que resulta en la práctica.
El control del presupuesto, esto es, la vigilancia de que en todo momento se están cumpliendo los objetivos previstos en la planificación, recae en el jefe del departamento y cuenta para ello con los partes de caja confeccionados por el contable o encargado. Estos partes contienen los saldos de efectivos y bancos al término del día anterior y las acumulaciones por cheques girados y entregas del día, así como nuevos saldos. Todo esto sirve para ordenar los pagos que deben efectuarse, sobre qué bancos deben girarse y dónde deben depositarse los cobros realizados.
Las previsiones de caja sirven, para conocer con anticipación en qué períodos pueden plantearse problemas de falta de liquidez que demandarán buscar las fuentes de financiación adecuadas, y en qué períodos habrá un excedente de efectivo que deberá invertirse en activos financieros.
La estructura organizativa de la empresa
El funcionamiento de una empresa se manifiesta a través de su estructura organizativa, entendiendo esta última como el esquema por el cual se relacionan y comunican los elementos que constituyen dicha empresa. La estructura organizativa está formada de dos entes: los órganos, que pueden estar constituidos por una persona o grupo de personas, y las funciones, que son las actividades que realizan dichos órganos.
Dentro de una empresa, los órganos de dirección están colocados sobre los órganos de ejecución formando una pirámide, de tal forma que, a medida que un órgano se encuentra más arriba en la pirámide, mayores son las responsabilidades y la necesidad del uso de criterio y la creatividad, en tanto que son menores los elementos y los conocimientos técnicos necesarios. En la base de la pirámide, por el contrario, sucede al revés. Así, en una empresa industrial, el director de la misma puede no saber cómo se maneja un torno eléctrico, o cómo se registran las operaciones en los libros de contabilidad, pero debe tener una visión global del conjunto de la empresa y de sus fines. Por el contrario, a un obrero sólo le será necesario dominar a la perfección la máquina que maneja.
Las funciones son las operaciones que se desarrollan en la empresa y que pueden ser llevadas a cabo por una o varias personas.
Las funciones, sean personales o colegiadas, pueden delegarse, pero la delegación de las funciones no implica necesariamente la delegación de la responsabilidad, sino que, por el contrario, ésta sigue recayendo sobre quien delegó la función. Cuando se delega una función, puede delegarse tan sólo el aspecto técnico, sin delegarse el aspecto de gestión que del mismo puede derivarse. Por ejemplo, se le puede encargar a una persona que verifique en las cuentas de contabilidad qué clientes tienen deudas cuyo vencimiento rebasa los treinta días, función eminentemente técnica de la que se deriva la decisión en cuanto a la forma en que se hace el cobro. La gestión de cobro, sin embargo, implica un mayor criterio y conocimiento, puesto que es evidente que, a determinados clientes, por mucho tiempo que deban, puede haber razones suficientes para no intentar un cobro coactivo, por lo que esta segunda función no debe ser delegada, sino asumida por alguien que posea la suficiente capacidad de decisión.